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籃球博彩 辦〔2016〕63號

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關于做好2016年度文件歸檔工作的通知

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學院各部門、教輔單位：

根據《高等學校檔案管理辦法》和《籃球博彩-澳門籃球博彩 檔案綜合管理實施辦法》規定，現就2016年度文件材料歸檔工作通知如下：

（一）各部門領導應高度重視文件材料歸檔工作，及時布置2016年度文件材料歸檔任務，尤其是60周年校慶系列活動及2016年舉辦或承辦的各種重要會議、活動、比賽材料要及時整理移交，督促本部門兼職檔案人員按時完成歸檔任務。

（二）各部門兼職檔案人員要切實履行職責，認真做好2016年度的文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作。電子文件移交是今年歸檔工作重點，請各部門兼職檔案員將電子文件和紙質文件同時收集齊全，于2017年1月13日前將歸檔材料移交學院綜合檔案室。

（三）歸檔范圍：按照檔案管理規定，學院各部門、教輔單位在教學、科研、競賽、行政管理和對外交流等各項工作和活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的文件材料，如紙質文件、電子文件、照片、獎牌、獎杯、捐贈品和對外交流活動的紀念品等都必須上交學院綜合檔案室并實行集中統一管理。任何人不得私自保存、轉移、銷毀有保存價值的各種不同形式、載體的檔案材料。

（四）歸檔要求：電子文件應與紙質文件同時歸檔。歸檔文件應為原件，若無原件，則可歸復印件（復印件上要加蓋部門紅色公章），合同必須為原件或正本；照片類要附有文字說明并上交光盤或上傳電子圖片；榮譽證書、獎牌、獎杯和對外交流活動的藝術品、紀念品、捐贈品等實物要附有簡要的說明。

（五）歸檔程序：請各部門兼職檔案員從校園網進入綜合檔案室網頁（網址：//da.gipe.edu.cn），登錄檔案管理系統進行錄入（電子文件直接在檔案管理系統中上傳），并打印文件目錄和移交清單，連同相應的各種載體文件材料，經部門領導確認簽名后移交綜合檔案室。

（六）業務聯系：各部門兼職檔案員在文件歸檔過程中若有疑問和需要幫助，請根據移交內容與相關的檔案人員聯系（見下表）。

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